Bir önceki yazımızda şirket genel kurul toplantılarının ne zaman yapılacağına ilişkin mevzuat hükümlerini ele almıştık. Geçen haftaki yazımızın devamı niteliğindeki bu yazımızda ise, şirket genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin bulunmasının zorunlu olduğu haller üzerinde duracağız.
Şirketin en yetkili karar organı olan genel kurul, şirket pay sahiplerinin iradesinin ortaya çıktığı en önemli organ hüviyetini taşımaktadır. Bu nedenle bazı genel kurul toplantılarında kamu otoritesinin gözetimini sağlamak amacıyla Bakanlık temsilcisinin hazır bulunması zorunlu tutulmuştur. Bu uygulama, özellikle şirket işlemlerinin hukuka uygun yürütülmesini ve pay sahiplerinin haklarının korunmasını amaçlamaktadır.
6102 sayılı Kanun uyarınca, Bakanlık temsilcisinin katılması zorunlu olduğu genel kurul toplantılarında, temsilci bulunmadan alınan kararlar geçersiz sayılmaktadır. Bu nedenle şirketlerin, toplantı planlaması yaparken bu hususu özellikle dikkate almaları büyük önem taşımaktadır.
Bakanlık Temsilcisinin Zorunlu Olduğu Toplantılar
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik ve Anonim ve Limited Şirketlerin Sermayelerini Yeni Asgari Tutarlarına Yükseltmelerine ve Kuruluşu ve Esas Sözleşme Değişikliği İzne Tabi Anonim Şirketlerin Belirlenmesine İlişkin Tebliğ hükümleri uyarınca, aşağıdaki durumlarda gerçekleştirilecek genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur:
1. Kuruluşu veya esas sözleşme değişikliği Bakanlık iznine tabi olan şirketlerin genel kurul toplantıları
Ticaret Bakanlığı tarafından çıkarılan tebliğ kapsamında kuruluş ve esas sözleşme değişiklikleri Bakanlık iznine bağlanan; bankalar, finansal kiralama şirketleri, faktoring şirketleri, tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri, varlık yönetim şirketleri, sigorta şirketleri, anonim şirket şeklinde kurulan holdingler, döviz büfesi işleten şirketler, umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler, tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri, ürün ihtisas borsası şirketleri, bağımsız denetim şirketleri, gözetim şirketleri, teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri, Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler ile serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketlerin genel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur.
Bununla birlikte Sermaye Piyasası Kanununa tabi halka açık anonim şirketlerin, kayıtlı sermaye sistemine kabul edilmiş olmaları ve kayıtlı sermaye tavanı içinde sermaye artırımı yapmaları halinde Bakanlık izni aranmaz.
2. Diğer anonim şirketlerde belirli gündem maddeleri varsa
Kuruluşu Bakanlık iznine tabi olmayan şirketlerde ise aşağıdaki konuların genel kurul gündeminde yer alması halinde Bakanlık temsilcisinin toplantıda bulunması zorunludur:
Sermaye artırımı veya azaltımı, kayıtlı sermaye sistemine geçilmesi ve kayıtlı sermaye sisteminden çıkılması, kayıtlı sermaye tavanının artırılması veya faaliyet konusunun değiştirilmesiyle ilgili olarak anasözleşme değişikliği yapılması,
Birleşme, bölünme veya tür değişikliği gibi konular bulunması.
3. Elektronik genel kurul sistemi uygulanan şirketler
Genel kurula elektronik ortamda katılım sistemini uygulayan şirketlerin genel kurul toplantılarında da Bakanlık temsilcisinin bulunması zorunludur.
4. Yurt dışında yapılan genel kurul toplantıları
Şirketlerin yurt dışında gerçekleştirecekleri tüm genel kurul toplantıları ile yurt dışında yapılacak imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında da Bakanlık temsilcisi bulunmalıdır.
Bakanlık Temsilcisinin Zorunlu Olmadığı Durumlar
Yukarıda belirtilen haller dışında kalan durumlarda, tek pay sahipli şirketlerin genel kurul toplantıları ile imtiyazlı pay sahipleri özel kurul toplantılarında Bakanlık temsilcisinin bulundurulması zorunlu değildir.
Bununla birlikte, söz konusu toplantılar için genel kurulu toplantıya çağıranlar tarafından talepte bulunulması ve Bakanlık temsilcisi görevlendirmeye yetkili makamın bu talebi uygun görmesi halinde, Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesi mümkündür.
Sonuç olarak, Bakanlık temsilcisinin bulunmasının zorunlu olduğu bir genel kurul toplantısında temsilcinin hazır bulunmaması durumunda, söz konusu toplantıda alınan kararlar geçersiz sayılacaktır. Bu nedenle, şirket yetkililerinin genel kurul gündemini belirlerken bu hususları dikkatle değerlendirmeleri ve genel kurul hazırlıklarını yaparken temsilci talebini zamanında iletmeleri büyük önem taşımaktadır.
