Bir önceki yazımızda, kooperatif yönetim kurulunun değişmesi hâlinde eski yöneticilerin yeni yöneticilere devretmesi gereken varlıkların teslim süresi ele alınmıştı. Bu yazımızda ise devir ve teslimin kapsamına giren varlık, belge ve işlemler üzerinde durulacaktır.
Devir ve teslim, yalnızca kooperatifin karar defterlerinin yeni yönetime teslim edilmesiyle sınırlı değildir; kooperatifin mali, idari ve hukuki iş ve işlemlerine ilişkin tüm varlık, kayıt ve belgeleri kapsar. Devir ve teslime konu başlıca unsurlara aşağıda özetle yer verilmiştir.
A) Para ve Mali Varlıklar
* Kooperatif kasasında bulunan nakit para.
* Banka hesapları ve mevcut bakiyelerine ilişkin belgeler.
* Banka hesap ekstreleri ve hesap hareketleri.
* Tahsil edilen aidatlar ve ortak ödemelerine ilişkin kayıtlar.
* Alacak ve borç listeleri.
* Çek, senet ve diğer mali belgeler.
* Devam eden ödeme ve tahsilat işlemlerine ilişkin evraklar.
B) Defter ve Muhasebe Kayıtları
* Yönetim kurulu karar defteri.
* Genel kurul toplantı ve müzakere defteri.
* Ortaklar(pay) defteri.
* Yevmiye defteri.
* Defterikebir.
* Envanter defteri.
* Muhasebe fişleri, faturalar, makbuzlar ve diğer mali kayıtlar.
* Önceki yıllara ait bilanço ve gelir-gider belgeleri.
C) Taşınır ve Taşınmaz Mallar
* Kooperatife ait taşınmazların tapu ve diğer mülkiyet belgeleri.
* Araç, makine, ekipman ve demirbaşlara ilişkin belgeler.
* Bilgisayar, yazıcı, mobilya ve diğer büro malzemeleri.
* Kooperatife ait anahtarlar ve diğer fiziksel varlıklar.
D) İdari ve Hukuki Belgeler
* Kooperatif anasözleşmesi.
* Ticaret sicili ve tescil belgeleri.
* Genel kurul toplantı tutanakları.
* Bakanlık ve diğer kamu kurumlarıyla yapılan yazışmalar.
* Devam eden dava ve icra dosyalarına ilişkin belgeler.
* Sözleşmeler, protokoller ve taahhütnameler.
* Vergi, SGK ve diğer resmî kurumlara ilişkin kayıtlar.
* Kooperatifin elektronik kayıtları ve dijital arşivi.
DEVİR VE TESLİM TUTANAĞININ DÜZENLENMESİ
Devir ve teslim işlemleri sırasında, teslim edilen bütün para, mal, defter, belge ve diğer varlıklar ayrıntılı şekilde tespit edilmelidir.
Düzenlenecek tutanakta özetle;
* Teslim işleminin tarihi ve yeri,
* Teslim eden eski yönetim kurulu üyelerinin kimlikleri,
* Teslim alan yeni yönetim kurulu üyelerinin kimlikleri,
* Teslim edilen para ve banka bakiyeleri,
* Teslim edilen defter ve belgelerin adları ile adetleri,
* Teslim edilen taşınır ve taşınmazlara ilişkin bilgiler,
* Eksik, mevcut olmayan veya teslim edilemeyen belgeler,
* Tarafların açıklamaları ve imzaları yer almalıdır.
